Instrukser for arrangementer

Forberedelser og etterkant aktiviteter utført av arrangementkomitéen

Den som har helgevakt i arrangementkomitéen kommer med dagens kamprapporter, pengeskrin til billetter og nøkkel til hallen den aktuelle dagen. De vil også finne frem pengeskrin til kiosken. Vedkommende vil etter endt arrangement komme for å overta pengeskrinet til billettene, legge pengeskriv til kiosken på plass, samt sjekke at alt er ok og låse bygget.

Resultatet fra kamprapportene ringes inn til tlf nr 815 68 333, ev legges inn elektronisk.

Vakthavende for arrangementkomitéen vil ikke være i hallen gjennom hele dagen, men er tilgjengelig på telefon dersom spørsmål.

Navn og telefonnr til medlemmene i arrangementkomitéen:

  • Alise Graadal, tlf 46919594
  • Wenche Nyhamn Olsen, tlf 41698960
  • Grethe Melsø Solberg, tlf 92014076
  • Gry Offernes, tlf 48192211
  • Jarle Heltne, tlf 45487768

Ferske ostehorn hentes på hjemmebakeriet lørdag formiddag.

Pass på følgende:

  • Ikke smør flere horn enn de man tror går med – resten fryses ned søndag (rommet ved Symrasalen)
  • Ikke kutt opp flere fruktbeger enn man tror går med
  • Hjelp kjøkkenet i gang med oppstart
  • Si i fra at de også har ansvar for opprydding/kosting etc (ref instrukser under)
  • Pass på at det ikke benyttes ball innendørs – takplatene blir ødelagt og klister setter merker over alt.
  • Nøkkel til Tine-skapet henger inne hos Karin – for å komme dit inn må arrangementnøkkel brukes
  • Ekstra beger til frukt er på vifterommet
  • Nøkkel til bosskontaineren henger på arrangement-nøkkelen

Forberedelser for ansvarlig lag

Lagleder/foreldrekontakt er ansvarlig for å få personell til å stille på følgende vakter:

  • Kafé: 2 stk
  • Billettsalg: 1 stk
  • Sekretariat: 2 stk (må være voksne, ev en ungdom som er opplært)

Siden det ikke vil være noen fra arrangementkomitéen til stede gjennom hele dagen må  lagleder/foreldrekontakt utpeke en som har ansvaret gjennom hele dagen. Dette kan ikke være en som sitter i sekretariatet.

På selve arrangementet

Alle, ev med unntak av billettansvarlig, må møte opp 1 time før kampstart. Lagene kommer for å varme opp, samt at det tar litt til å få klargjort hall og kiosk.

Kiosk:

  • Sett på kaffemaskina. Trekk 5 – 10 liter kaffe etter hvor stort arrangement det skal være. Framgangsmåten finner du på et eget skriv på veggen ved siden av maskinen (kaffien ligger i skapet ved siden av Tine-skapet)
  • Sett ut syltetøy osv. på disken.
  • Dersom frukt er satt frem på kjøkkenet så skjær denne opp og legg i plastikkglassene med lokk over. Ikke lag så altfor mange glass – svinnet er stort.
  • Gjør klar kassen. Veiledning til kasse og bankterminal er godt synleg. NB – nøkkelen til kassen ligger i pengeskrinet tilhørende kiosken. VIPPS kan brukes.
  • Åpne «gitteret». Knappen er ved sida av kaffemaskina. Åpen kiosk.
  • Steik vafler – dette skal gjøres på kjøkkenet. Røra er ferdig og står på kjølen i kanner. Går vi tom for ferdigrøre er det poser i skapet ved pølsekokeren som lett kan lagest til (smør eller olje på kjølen).
  • Toast: oppskjært grovt brød med smør, skinke og ost lages til i en plastboks som står på kjølen. Toastjern står på, så det tar toppen 3 min å varme
  • Ostehorn/rundstykker – smør opp noen med ost og skinke, kanskje et salatblad. Pakk inn i plastikk. Resten som blir igjen legges i frysen (i rommet til venstre før Symrasalen) om det er siste kampdag før uken begynner.
  • Sjokolade, drops, nudler osv. er vanligvis satt frem på forhånd. Trenger dere påfyll er dette i skapet under disken. Vi anbefaler å fylle et par glassboller med de forskjellige sjokoladene og ikke sette alt frem.

Kassen:
Gjør klar kassen – nøkkel til kassen ligger i det hvite skrinet, sett i og vri til REG. Bruksanvisning ligger lett synlig på disken eller på kassen.
Alt salg slås i kassen, uansett om det betales med VIPPS, kredittkort eller penger!
Dersom noen ikke har penger eller VIPPS slik at de kan betale inngangspenger, kan dette tas ut med kredittkort i bankterminalen. NB – da skal beløpet IKKE slås inn i kassen!

Når dagen er slutt skal alt ryddest på plass (inn i skapet der lagrene er og inn på kjølen med det som er tatt ut derfrå). Det vaskest opp og tørkest av diskene, og vaskes opp på kjøkkenet.

Vi tar ikke kassaoppgjøret. Vakt-ansvarlig fra arrangementkomitéen henter pengeskrinet.

Slå av kaffemaskinen. Denne tømmes og skylles (kan løftes ned).

Ta ned igjen gitteret.

Bosset tas ut og hives i kontainere foran hallen. Nye sekker og poser ligger på vaskerommet/ handicaptoalettet.

 

TIPS:

Går vi tom for kaffekopper, gafler eller servietter finn du dette på lageret oppe på loftet (døren til høyre for tribunen).

Husk å låse dørene etter bruk.

VED OPPRYDDING: Hjelp hverandre ved behov, både kafé, billett og sekreteriat.

Billettsalg

  • Pengeskrin blir levert i hallen.
  • Sett opp et bord og en stol rett innenfor døren på tribunen.
  • Bjeller til utlån (for å skape liv på tribunen) ligger i skapet i kiosken (til venstre for døren). Husk å samle disse inn etter bruk
  • Billettpriser: 50 kr for de over 16 år. VIPPS kan brukes. Dersom noen ikke har VIPPS eller penger kan dette tas ut i kassen med bankterminal. NB – beløpet skal da IKKE slås inn i kassen!
  • Dommerne kommer opp med regninger som skal betalest fra dette pengeskrinet. Regningene legger du i skrinet. Dommerne kan også få betalt direkte på bankkonto – spesielt dersom vi ikke har penger i kassen.
  • Ta en sjekk underveis og rydd bordene i kaféen og tøm ev boss på toalettene, både oppe og nede.
  • Når dagen er ferdig blir skrinet hentet av vaktansvarlig i arrangementkomitéen.
  • Tribunen ryddest for boss og kostest. Kost og brett på vaskerommet/handicaptoalettet.
  • Bord og stoler settest på plass i kafeen og bordene tørkest av. Eventuelt kost gulvet.

Tøm bosset. Se over toalettene, ta ut boss herifra

VED OPPRYDDING: Hjelp hverandre ved behov, både kafé, billett og sekreteriat.

Sekreteriat

Bord + 2 stoler + kontrollboks + timeoutkort (ligger i rød mappe) på lysrommet tas ut og settes i hallen. Veiledning til bruk av kontrollboksen ligger også i den røde mappa. Ta også ut 1. hjelpsskrinet og ha det lett tilgjengelig (rød koffert – står på lysrommet. Fyll med isposer fra ballrommet om det er tomt).

  • I lysrommet skal lysene skrues på (treningslys, kamplys og garderober)
  • Sett fram benker til lagene og legg et timeout kort på hver benk.
  • Lås opp alle garderobene, inkl. dommergarderobene.
  • Ta imot dommerene og vis de til dommergarderoben.
  • Sjekk at målene er godt sikret – de store skal være festet med tau oppe, og minimålene skal være festet i gulvet, ev med vekter
  • Dommerregning ligger i den røde mappa. Disse legges i pengeskrinet når dommerene får penger (disse tas i fra inngangspengene, ikke kiosken). Dommerne kan også få betalt direkte på bankkonto – spesielt dersom vi ikke har penger i kassen.
  • Pass på at alt blir sett på plass igjen og rydda opp etter arrangementet, også i hallen og i garderobene.
  • Mopp over golvene i garderober, gangene og rundt sidene i hallen (ikke selve hallen!).
  • Tøm bosset og hiv dette i kontainerne foran hallen. Svarte boss-sekker i vaskerommet

VED OPPRYDDING: Hjelp hverandre ved behov, både kafé, billett og sekreteriat.